El libro de ingresos y gastos para autónomos

El libro de ingresos y gastos para autónomos

Si ya has realizado tu plan de negocio, también habrás visto la mejor manera de llevar a cabo tu empresa y qué tipo de forma jurídica te va a compensar más para tu actividad. Una vez hayamos dado todos los pasos, deberemos hacer un registro detallado de nuestra contabilidad, gracias al libro de ingresos y gastos.

Debes saber que los autónomos van a cotizar por estimación directa. Este tipo de profesionales están obligados a llevar a cabo su contabilidad usando tres libros:

  • Libro de ingresos
  • Libro de ventas
  • Libro de gastos
  • Libro de compras
  • Libro de bienes de inversión y amortizaciones

En realidad, estos libros corresponden a listados de facturas, tanto que emite la empresa para el cobro de un servicio, como para justificar los gastos que recibimos cuando pagamos por un producto o servicio que necesitamos para llevar a cabo nuestra actividad.

El libro de ingresos y gastos para autónomos

Solamente en Bizkaia, se presentan los libros de forma unificada, con el modelo 140 (este se va a llamar el libro de registro de operaciones económicas). Según la normativa actual, este libro tendrá que contener todas las operaciones económicas que se llevan a cabo. Es decir:

  • Los ingresos y las facturas emitidas. Aquí se registrarán todos los ingresos y el resto de operaciones por los que debas expedir factura u otro tipo de justificante durante el desarrollo de tu actividad económica.
  • Los gastos y facturas recibidas. Este apartado va a corresponder a los gastos y el resto de operaciones por las que podemos recibir una factura, documentos de aduanas y otros justificantes que se puedan llevar a cabo durante el desarrollo de la actividad económica.
  • Los bienes afectos o de inversión. En este caso, se va a tratar de elementos de inmovilizado material, intangibles e inversiones inmobiliarias. Tanto si los bienes son propiedad de contribuyente como si se encuentran alquilados.
  • Las operaciones intracomunitarias. Se registrarán tanto el envío como la recepción de bienes de un país a otro de la CEE.
  • Provisiones de fondos y suplidos. Afectará solamente a los autónomos que lleven a cabo una actividad profesional. En estos casos, estarán obligados a registrar las operaciones de provisiones de fondos y suplidos que se han generado durante el desarrollo de su actividad.

Otra de las particularidades que existen en Bizkaia, es que desde el 2015, es obligatorio presentar en la administración pública todo el contenido del libro. Esta declaración se va a llevar a cabo de forma totalmente informativa, presentándolo telematicamente en el mes de febrero. Y se declarará todo lo ocurrido durante el año anterior.

Datos obligatorios en el libro de ingresos y gastos

En el resto de ciudades, se presenta:

  • El libro de ingresos y ventas
  • El libro de bienes de inversión y amortizaciones

Y es importante guardarlos por si se presenta una inspección. También debes saber que en el libro de ingresos, estarás obligado a incluir:

  • Nº factura
  • Fecha
  • Cliente
  • Descripción
  • El importe total de la factura
  • Base imponible
  • IVA
  • Retenciones IRPF

libro de ingresos y gastos para autónomosY el libro de bienes de inversión, tendrás que incluir los datos:

  • Nº factura
  • Fecha
  • Proveedor
  • Descripción
  • El importe total de la factura
  • Base imponible
  • IVA
  • Cuota amortización
  • Amortización acumulada

¿Durante cuánto tiempo se tienen que guardar los registros?

Es muy importante que como profesionales autónomos sepamos que todas las facturas que corresponden a gastos e ingresos, debemos guardarlas durante al menos 6 años. Tal y como aparece en el artículo 30 del código de comercio en el párrafo:

“Los comerciantes conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros”

Algunas veces, este plazo de 6 años, se confunde con la prescripción de impuestos. No obstante estos son diferentes. Referente a la prescripción de impuestos, deberemos guardar toda la documentación durante 4 años, en el caso de tributar en Bizkaia, Gipuzkoa y Navarra (si hablamos de Álava, deberemos conservar toda la documentación durante 5 años).

Si queremos mantener al día los registros, podremos llevar a cabo diferentes opciones:

  • En el caso de contar con una gestoría. No tendremos que preocuparnos por nada. Ellos se encargarán de completar todos los datos de las facturas que les vayamos entregando. Si en un futuro, vamos a cambiar de gestoría, tendremos que solicitarles la copia de los libros bien en papel o en formato digital.
  • Si solemos trabajar nuestra contabilidad usando las hojas de cálculo (y no contamos con una gestoría que nos lleve el papeleo), podremos apuntar nosotros mismos todos los datos que vayan ocurriendo.

Otra opción muy habitual es usar un programa o una aplicación para generar estos documentos. Son lo que llamamos “programas de contabilidad”.

Plantillas y programas de contabilidad

Hace años, la contabilidad de una empresa se llevaba a cabo usando libros físicos. Éstos, se compraban en las papelerías (en la actualidad se siguen comercializando) y una vez estaban rellenos, eran sellados en Hacienda.

En los últimos años, los libros físicos han ido perdiendo peso, favoreciendo los archivos digitales que se generan con cualquier programa de hoja de cálculo (como por ejemplo, el Excel) o usando programas de contabilidad.

Lo cierto es que en internet hay muchísimos recursos que podemos utilizar para llevar al día la contabilidad de nuestra empresa, sin generarnos quebraderos de cabeza.

Modelos y plantillas gratis para autónomos