Cuáles son los gastos deducibles de los autónomos

Cuáles son los gastos deducibles de los autónomos

En este artículo te contamos todos los requisitos que tienes que cumplir para conseguir desgravar en tu declaración de la renta, gastos derivados de tu actividad. Así sabrás cuáles son los gastos deducibles de los autónomos que puedes utilizar.

Ciertamente, los gastos que presentan una mayor dificultad a la hora de desgravar es el vehículo particular, vivienda propia, teléfono móvil, vestuario, viajes…

Resumen:
Gran parte de los gastos desgravables, coinciden con el impuesto de sociedades, no obstante, hay algunas diferencias. Cuando hablamos de autónomos que se acogen al sistema de módulos, su cuota a pagar va a ser predeterminada y fija, es decir, no va a depender de los gastos reales que va a tener el negocio (esto quiere decir que no se puede desgravar).

Requisitos básicos para que tus gastos sean deducibles

Hacienda estipula que se pueden considerar como deducibles los gastos cuándo:

  • Lo primero es que deben ser gastos vinculados a la actividad económica que se realiza.
  • Deben estar justificados, y contar con su factura o recibo correspondiente.
  • Debe estar registrado en el libro de gastos e inversiones.

De los criterios que hemos comentado, el más característico va a ser el primero, ya que se deberá demostrar que los gastos corresponden a la actividad profesional y no a actividades desarrolladas en su vida privada. En casos donde el lugar donde trabaja el autónomo y donde vive, son el mismo, se deberá determinar el porcentaje de gasto que corresponde a la actividad, y el que no corresponde.

A partir del 2014-2015 Hacienda comenzó a luchar contra el fraude de una forma más fuerte, esto potenció la necesidad de saber si un gasto es o no imputable a un negocio.

Los gastos que están relacionados con la actividad profesional, son deducibles (no obstante, recuerda que deberás justificarlo). Es altamente recomendable que lleves al día un libro de gastos que explique cada factura. En caso de inspección, podrás defenderte sin problema.

Respecto a los tickets o facturas simplificadas, estas no son deducibles ya que no van a permitir identificar quién ha realizado el gasto. Es por ello que, aunque te parezca poco práctico, lo más recomendable es que pidas factura en todos los restaurantes, taxis, gasolineras o supermercados, donde estés consumiendo.

Gastos deducibles en el IRPF

Los gastos más habituales que puede deducir un autónomo, siguiendo lo estipulado con Hacienda son:

  • Consumos de explotación: materias primas, envases, embalajes, material de oficina… Los consumos se calculan= existencias iniciales + compras – existencias.
  • Sueldos y salarios: sueldos, pagas extraordinarias, dietas, gastos de viajes, premios, indemnizaciones…
  • Seguridad social a cargo de la empresa: cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores. A partir del 2015, se puede deducir hasta el 50% de la aportación por contingencias comunes.
  • Gastos de personal: formación, indemnizaciones, seguros de accidentes personales, obsequios, planes de pensiones, planes de previsión social empresarial…
  • Arrendamiento y cánones: alquiler, asistencia técnica…
  • Reparaciones y conservación: todos los gastos de mantenimiento, repuestos y bienes. En este epígrafe no se incluyen las ampliaciones o mejoras.
  • Servicios de profesionales independientes: honorarios a diferentes profesionales como: economistas, auditores, notarios, agentes comerciales…
  • Otros servicios exteriores: Gastos de investigación, transportes, seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas. Diferentes suministros como: electricidad, agua, telefonía, gastos de oficina…
  • Tributos fiscalmente deducibles: En cuanto al impuesto de bienes inmuebles (IBI), impuesto de actividades económicas (IAE). No son deducibles las sanciones, recargos y/o premios.
  • IVA soportado: Será deducible cuando no sea desgravable a través del IVA. Lo que pasa con las actividades exentas de IVA y en actividades acogidas a los regímenes especiales.
  • Gastos financieros: los intereses en préstamos y créditos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora.
  • Amortizaciones.

Van a ser aplicables los beneficios fiscales (o también llamada amortización acelerada), para empresas con una dimensión reducida.

  • Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales.
  • Otros gastos deducibles: libros, revistas, asistencia a eventos y congresos, primas de seguro por enfermedad entre otras muchas.
  • Provisiones deducibles y gastos de difícil justificación. A partir de enero de 2015, se estableció un tope anual de 2000 euros, que corresponde a la deducción en la estimación directa simplificada del 5% del importe del rendimiento neto.
  • Provisiones fiscalmente deducibles. Facturas no cobradas y gastos asociados a devoluciones de ventas.

Cuáles son los gastos deducibles de los autónomos

Nuevos gastos que son deducibles en 2018

A partir del 2017 se produjo una reforma que introdujo dos novedades respecto a los gastos deducibles de IRPF:

  • Suministros domésticos: los autónomos que trabajan en casa y así lo han notificado de forma oficial a hacienda, podrán deducirse el 30% de sus suministros de electricidad, agua, gas, telefonía e internet. Hasta antes de la reforma, solamente se podía desgravar si se disponía de contadores por separado, esto aparte de ser poco habitual, provocaba que a veces se produjesen deducciones erróneas, con el consiguiente riesgo de sanción.
  • Gastos por dietas de manutención: un autónomo va a poder deducirse 26,67€/día cuando no pernocta, 53,34€ cuando pernocta en España y 91,35€ en el extranjero.

Gastos deducibles considerados como “especiales”

Hay algunos gastos deducibles que los autónomos pueden presentar y que habitualmente suelen generar dudas debido a la “afectación a la actividad” (y como bien comentábamos anteriormente, Hacienda cada vez es más exigente en cuanto a justificar la relación con la actividad.

Deducir los gastos del local u oficina de la actividad

Este caso, no va a tener mayor complicación ya que cuando realices el alta, notificarás a hacienda los datos del local en el modelo 036 o 037. Si te has trasladado posteriormente al alta, podrás presentar una modificación de datos. De esta forma, podrás desgravar todos los gastos asociados al local (alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, seguros…). En el caso de haberlo adquirido, podrás amortizar la inversión que hayas realizado.

Deducir los gastos cuando el local está en una vivienda

Al igual que en el caso anterior, vas a tener que notificarlo de forma oficial a hacienda. También deberás especificar el porcentaje de tu vivienda que van a dedicar a la actividad (normalmente será de 1-2 habitaciones) por lo que será de un 15%-50%. Los gastos de la vivienda, podrán desgravarse en ese mismo porcentaje.

Si vives de alquiler, tendrás que tener dos facturas diferenciadas debido a que el alquiler de la parte de la vivienda con uso profesional, deberá tener IVA.

Deducir los gastos del teléfono móvil

Hacienda te va a permitir deducirlo siempre y cuando cuentes con dos líneas de teléfono (una de uso personal y otra de uso profesional).

Deducir los gastos de tu vehículo y sus gastos

Solo van a poder reducir completamente los gastos derivados a un vehículo, aquellos profesionales que se dedican a: transporte de mercancías, viajeros, enseñanza de la conducción.

El resto de los autónomos, van a poder deducirse el gasto por el IRPF, no obstante, hasta un máximo del 50% (si hablamos del IVA).

Deducir los gastos de viajes

En estos casos, vas a poder desgravar tanto los gastos por desplazamiento, como la estancia y diferentes gastos de manutención. Aunque debes saber que, si presentas estos gastos diariamente, o en fin de semana, es posible que no sean aceptados por hacienda.

Respecto a las comidas de trabajo, este es un tema que tiene bastante controversia. Lo mejor es que intentes que guarden lógica respecto a tu actividad y, además, no está de más que apuntes con quién te estás reuniendo.

Deducir los de vestuario

Hacienda solamente admite el gasto en vestuario profesional, es decir: ropa de protección, uniformes y otras prendas. Respecto a los artistas que son autónomos, estos tendrán una mayor flexibilidad.

¿Cuáles son los gastos deducibles sin factura?

gastos deducibles sin factura
¿Qué gastos puedo deducir? ¿Hay gastos que se puedan deducir sin factura?

La normativa que rige el IRPF respecto al tema de las reducciones, es bastante más permisiva que la del IVA. Esto va a provocar que determinados gastos, no necesiten factura para poder reducirlos. Entre los servicios que no necesitan factura destacarán:

  • Seguros
  • Salarios
  • Seguros sociales
  • Cuota de autónomos
  • Gastos bancarios
  • Gastos en países extranjeros
  • Gastos de contratos mercantiles
  • Impuestos y tasas municipales

Gastos que no son fiscalmente deducibles

También hay determinados gastos que no podrán ser deducibles, estos son:

  • Las multas y sanciones.
  • Donativos y liberalidades.
  • Pérdidas en juegos.
  • Gastos en paraísos fiscales.
  • IVA soportado deducible con la declaración del IVA

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